Des documents homogènes dans chaque équipe et sur chaque site.
Remplacez la mosaïque d’outils PDF, de scripts maison et de flux ad hoc par une infrastructure documentaire unique, gérée de façon centralisée.
Une plateforme documentaire pour tous vos sites
Quand chaque équipe choisit son outil PDF et chaque site développe son propre flux, le résultat est incohérent, risqué pour la conformité et plus coûteux. Avanquest offre à l’IT et aux opérations une plateforme unique, gérée de façon centralisée : modèles standardisés, nommage imposé, archivage PDF/A homogène et génération PDF côté serveur. Déployée et gouvernée depuis le centre, utilisée partout.
Ce que la gouvernance unifiée vous apporte
Administration centralisée
Déployez et gérez vos outils PDF sur tous les sites depuis une console unique. Pas de configuration site par site, d’installations non gérées ni de shadow IT.
Standards imposés
Les modèles, règles de nommage, exigences PDF/A et métadonnées s’appliquent automatiquement, sans dépendre d’interventions individuelles.
Évolutivité
Les éditions PDFCreator TS et Server sont conçues pour les grands déploiements, d’un environnement Citrix partagé à des sites industriels répartis avec des milliers d’utilisateurs.
Là où la gouvernance se dégrade
Qualité documentaire inégale
Certaines équipes produisent des documents PDF/A, bien nommés et renseignés. D’autres génèrent des PDF ad hoc qui échouent aux audits. La gouvernance centrale comble l’écart.
Dépenses d’outils non maîtrisées
Les achats d’outils PDF non coordonnés s’accumulent entre services. Un contrat d’entreprise unique, couvrant production serveur et édition sur poste, remplace le tout.
Risque de conformité manuelle
Lorsque l’archivage et la conformité reposent sur des interventions individuelles, des écarts peuvent apparaître. L’automatisation assure une application systématique des règles.
Les produits Avanquest pour la gouvernance documentaire unifiée
Édition et génération PDF gouvernées
Éditeur sur poste pour les utilisateurs qui ont besoin d’édition PDF interactive en plus de la génération gouvernée, déployé via MSI/GPO/SCCM avec profils verrouillés par l’admin.
Production et gouvernance PDF automatisées
Production PDF automatisée, de niveau infrastructure, pour les flux serveur et automatisés : modèles, nommage, conversion PDF/A et métadonnées imposés de façon centralisée. Terminal Server étend ce cadre aux environnements Citrix/RDS partagés, pour tous les utilisateurs simultanés depuis une seule installation centralisée.
Gestion PDF centralisée
Placez sous gouvernance documents hérités et entrants : classez ceux qui arrivent hors de votre chaîne gouvernée (scans, e-mails, fichiers anciens, PDF tiers), extrayez leurs métadonnées et orientez-les vers le bon référentiel, pour qu’aucun n’échappe à vos règles de nommage, de conservation ou de PDF/A. Chaque document est indexé pour la recherche sémantique : IT et conformité retrouvent et interrogent n’importe quel fichier instantanément.
Conformité et sécurité
Politiques appliquées centralement
Définissez une fois les règles d’archivage, de nommage et de modèles, et appliquez-les partout, automatiquement.
Profils verrouillés par l’admin
Empêchez les utilisateurs de contourner les réglages de gouvernance. L’IT définit ce qui est disponible.
Déploiement MSI/GPO/SCCM
Déploiement d’entreprise standardisé sur tous les sites, sans configuration manuelle machine par machine.
Sur site, sur tous les sites
Aucune dépendance au cloud : l’infrastructure de gouvernance reste sur vos serveurs.
Conversion PDF/A
Chaque document généré par la plateforme est prêt pour l’archivage.
Règles de conservation
Définissez des profils automatiques de mise en forme, de nommage et de conservation.
Questions fréquentes
Un seul déploiement peut-il couvrir plusieurs sites ?
Oui. PDFCreator est conçu pour les déploiements d'entreprise sur plusieurs sites, avec une administration centralisée et une gestion des profils au niveau de chaque site, prenant en charge aussi bien un seul établissement qu'un parc installé à l'échelle mondiale.
Quelle est la différence entre les éditions PDFCreator Professional, Terminal Server et Server ?
L'édition Professional est destinée aux utilisateurs individuels, sur une base par poste de travail. L'édition Terminal Server est destinée aux environnements Citrix/RDS partagés, avec une licence par machine. L'édition Server est destinée à la production de PDF à grande échelle, entièrement automatisée et de niveau infrastructure, ne nécessitant aucune interface utilisateur.
Peut-on verrouiller les paramètres afin que les utilisateurs ne puissent pas les modifier ?
Oui. PDFCreator prend en charge les profils verrouillés par l’administrateur. Les utilisateurs finaux ne voient que les options et les modèles définis par le service informatique, sans possibilité de s’écarter des normes de gouvernance.
Peut-on appliquer des normes différentes selon les types de documents ?
Oui. Il est possible de définir plusieurs profils afin que les factures, les dossiers RH et les contrats disposent chacun de leur propre convention de nommage, de leur propre durée de conservation et de leurs propres règles de métadonnées, appliquées automatiquement.