Une gouvernance qui fonctionne, même quand personne ne surveille.
Définissez vos règles d’archivage une fois. Conversion PDF/A, durées de conservation et nommage s’appliquent ensuite automatiquement.
La conformité intégrée à chaque document
La plupart des politiques d’archivage restent sur le papier. Dans les processus numériques, les documents proviennent d’outils différents, dans des formats variés : mise en forme hétérogène, métadonnées manquantes, durées de conservation non appliquées. Avec Avanquest, les règles s’appliquent dès la création de chaque document.
Pourquoi les équipes choisissent Avanquest pour l’archivage et la conformité
PDF/A dès la création
PDFCreator convertit automatiquement en PDF/A à la génération des documents, sans étape distincte.
Règles de conservation, nommage et métadonnées
PDFCreator applique à chaque fois des règles de nommage, de métadonnées et de conservation homogènes.
Traitement des documents reçus (AiDO)
Vos archives restent sur vos propres serveurs. Aucune dépendance au cloud, aucun hébergement par un tiers.
Automatisez la conformité sur tout le cycle de vie des documents
Gouvernez ce que vous générez
Chaque PDF produit par vos systèmes (factures, rapports, courriers) passe par une chaîne d’archivage gouvernée qui applique format, métadonnées et conservation dès la sortie.
Gouvernez ce que vous recevez
AiDO classe les documents reçus par type, en extrait les métadonnées et les oriente vers le bon emplacement d’archivage, limitant classement manuel et erreurs.
Régularisez vos archives en lot
Convertissez en masse vos anciens PDF non conformes en PDF/A, avec métadonnées et nommage homogènes, sans recréer les documents sources, selon les mêmes règles que les nouveaux fichiers.
Conçu pour les documents que votre organisation doit conserver
Pièces financières, certificats qualité et conformité
Archives de factures, relevés bancaires et exports comptables en PDF/A, avec métadonnées de conservation.
Dossiers RH et documents liés à l’emploi
Appliquez durées de conservation et contrôles d’accès aux dossiers du personnel.
Contrats et accords signés
Archivés automatiquement avec leurs métadonnées et classés dans les bons dossiers.
Courriers et communications
Capturez et archivez les flux documentaires par e-mail, avec un nommage homogène.
Les produits Avanquest pour l’archivage et la conformité
Relecture PDF sécurisée & conformité
Relisez, annotez, caviardez et archivez automatiquement vos documents. Convertissez des PDF à l’unité ou par lots en PDF/A. Appliquez protection et contrôles d’accès aux fichiers sensibles.
Conformité et gouvernance PDF automatisées
Imposez conversion PDF/A, conservation, nommage et métadonnées à grande échelle, appliqués automatiquement à la génération, sans intervention de l’utilisateur.
Classification et archivage intelligents des documents
Classez les documents reçus par type, scans et images compris, et orientez-les automatiquement vers le bon emplacement, pour moins de classement manuel et d’erreurs. Le contenu archivé est indexé pour la recherche sémantique : chacun retrouve un document par son sens, pas seulement par son nom ou ses métadonnées.
Conformité et sécurité
PDF/A
Standard d’archivage à long terme garantissant des documents lisibles et vérifiables malgré l’évolution des logiciels.
Conservation et suppression alignées sur le RGPD
Appliquez durées de conservation et règles de suppression des données personnelles, conformément à vos obligations de protection des données.
Déploiement sur site
Les documents archivés ne quittent jamais votre infrastructure. Pas de cloud tiers, pas d’accès tiers.
Sécurité PDF et caviardage
Appliquez contrôles d’accès, chiffrement et caviardage définitif aux documents de conformité sensibles.
Questions fréquentes
Qu'est-ce que le format PDF/A et pourquoi est-il important ?
Le format PDF/A est le meilleur format pour l'archivage à long terme des documents. Il garantit que les documents pourront être affichés de manière fiable à l'avenir, quelles que soient les évolutions logicielles, et est obligatoire dans de nombreux secteurs réglementés, notamment le secteur juridique, les services financiers et le secteur de la santé.
Que faire si nous disposons déjà d’archives contenant des fichiers PDF non conformes ?
Une conversion par lots au format PDF/A est disponible pour les référentiels de documents existants, permettant de convertir les anciens fichiers à la norme d’archivage sans avoir à les recréer.
AiDO peut-il aider à classer et à archiver les documents entrants ?
Oui. AiDO classe les documents entrants par type et les achemine automatiquement vers l'emplacement d'archivage approprié.
Les archives doivent-elles nécessairement se trouver sur site ?
Oui. Vos archives restent sur vos propres serveurs, car Avanquest ne fait pas transiter les documents par une infrastructure cloud. C'est un choix délibéré.